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捨不得、丟不掉?輕鬆做好辦公室收納

生活中,辦公桌與你的關係可能比你的床還要親密,但是你有一個整齊乾淨而有效率的辦公環境嗎?還是你常常將重要的文件淹沒在一堆廢紙中,在關鍵時刻,怎麼都找不到?5個步驟,讓你的辦公室立刻改頭換面。






Step 1:計算空間,創造空間


要將所有文件物品做適當的規劃前,先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什麼設備。連國梁指出,一般來說,個人辦公桌或辦公空間會依職位階層的高低來分,以一般的上班族而言,基本配備是一張平均130(寬)×70(深)公分的桌子,桌子中央會有一個薄抽屜(日本稱為中央引出),另外再配一個活動袖櫃(也就是所謂的桌邊櫃),財務或行政部門會搭配直立式公文櫃儲存大量資料文件。另外搭配各式會談桌,還可創造討論空間。

以功能而言,大致又可分為電腦作業區、文書處理區及收納儲藏區。電腦區包括有PC的螢幕、滑鼠、鍵盤以及主機,另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會將中央薄抽屜改成鍵盤架,如果把主機放在地上,就可以再爭取一些桌面空間。如果是筆記型電腦當然比較省空間。

文書處理區域的大小通常是扣除掉電腦區及書籍、文件物品後所剩不幾的空間,如果你的桌面被一堆堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒,那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。對於空間的運用,宜家家居(IKEA)市場行銷企劃蕭春玉點明東方與西方的不同,「西方人計算空間會看長、寬、高,東方人比較習慣只看平面長、寬,其實地狹人稠的台灣更需要向上爭取空間。」例如利用較高的屏風隔板搭配吊櫃、掛牆層板等往上延伸等方式,創造收納空間。

生活工場企劃部王芳群創造辦公空間也有一套,他利用小型雙層儲物櫃,將抽屜取出分別運用,原本櫃子的雙層結構及兩個抽屜就變成4個儲藏空間,多了一倍置物空間。


Step 2:分類歸納


在公司分配有限的空間下,運用一些巧思增加自己的工作空間後,還得要把文件物品歸納得宜,才能算是成功又能真正得心應手。電腦進入辦公室後,大家原本預估紙張的使用會減少,但事實卻相反。連國梁曾看過一篇國外報導指出,「如果說過去的紙張使用量是1,目前用量卻是1.3,」可見電腦化時代並未能真正減少紙張的使用。

「分類歸納文件建檔的工作太重要了,」行銷業務繁多的劉映汝深切體認。她表示,目前的文件紙張幾乎就是A4大小了,把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起,放在固定的位置,千萬不要散成紙海,這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了,等看過後再依自己的分類方式歸納好。

初步救急的方式只適用於少量文件,大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看,她負責公司所有產品的行銷事務,所以她會給每個產品一個大的資料夾,每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等,分別用L型透明夾收好,做好標籤,再彙整收到產品資料夾中,這樣就能一目了然。

劉映汝提醒大家,每份文件可能有不同版本,建議每次更新都能註明日期,這樣就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的內容或是否修訂有誤,也可輕易找到。除了用產品別分,連國梁也廣納同事意見,建議可以依經常接觸的部門業務來分,例如業務部、行銷部、財務部等;或是依文件功能,如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要了解自己的工作對象與需求來分類,分類後,最好能利用有索引內頁的文件分類套來收納,更便利找尋。

除了紙張文件外,期刊的收藏也佔據了很大的空間。經常閱讀期刊的劉映汝曾經把所有的期刊堆疊成一座小山,不僅不利調閱、佔空間,有時同事借走後一去不回,也不容易察覺。

現在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成週刊、月刊,週刊下又分成:《商業周刊》、《數位周刊》等,月刊又分成《CHEERS雜誌》、《天下雜誌》等,每一種刊物按期別順序排好,種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開,這樣調閱資料非常便利,同事要借閱也方便,也較不容易遺失。

至於分類到底要分到多細呢?千萬不要分上癮囉,複雜的分類系統反而可能造成尋找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》就提醒大家,100個檔案中,每個只裝2份的文件,不如分類成20個檔案,每個有10份文件來得方便。過於複雜的分類,在一段時間後你自己可能忘記分類的邏輯,以致於找不到文件而備感挫折,導致你又不想好好歸納文件,這樣就錯失了分類歸納的益處了。


Step 3:收納就定位


整理出適合自己的分類系統後,記得要做好標籤,然後進行收納就定位。標籤的製作除了一般的標籤紙外,還可以選擇彩色標籤紙,這樣更能有助大項分類及尋找。除了標籤的製作,還可以利用有趣的方式來標明。蕭春玉提出國外的例子,以裁縫師來說,會用到許多的針線工具、剪刀與色筆等,他們就會把每一種物件貼在抽屜外代替標籤,這樣不僅一目了然,更能突顯收納的樂趣與工作的特色。或是你也可以用拍立得將物品拍攝下來,貼在置物箱的外面,也有異曲同工之妙。

收納的工具有很多種,可視需求來添購。如果是往返公文,可以利用雙層的文件匣來區分in跟out,也就是待處理或已處理。通常這類文件夾的設計都可以堆疊或拆除,消費者可自由運用。

而成類的文件,則可以運用活頁資料夾、L型透明夾、雜誌盒等來收納,或是利用吊掛式文件夾放置在袖櫃的最下層,如果有直立式公文櫃或理想櫃,也很適合擺放已整理過的吊掛式文件或是雜誌盒等。收納的工具備妥後,還得為它們找個棲身之處。放置的位置通常依自己的使用習慣及頻率來規劃。桌面上的文件資料最好是經常調閱查詢,或馬上要用到的,方便隨手可得。

中央薄抽屜通常放置文具用品,筆類、迴紋針等。袖櫃的上層也是放置較扁薄的物品,而最下層通常會放置吊掛式文件,若以女性來說,也挺適合放置包包、私人物品等,當然這也是收藏零嘴的好空間。劉映汝還建議,最好連電話、鍵盤、筆、紙張的擺放位置都依自己的使用習慣來就定位,方便接電話時找紙筆記錄,免得手忙腳亂浪費時間,又顯的不夠專業。


Step 4:創造個人風格


一般簡易的桌上型收納物品都可以透過公司採購,如果你是個流行嗅覺敏銳的上班族,在經濟許可下,不妨購買自己喜愛的收納工具,營造你的工作空間樂趣。

生活工場採購部副理吳雪琴建議,上班族在選擇辦公桌的收納用具時,可以色系為分類,紅色具有集中視覺的效果,而銀灰等中性色則是較個性的顏色,藍色則象徵視覺的自由。在商品材質的選擇上,由於馬口鐵具有較耐久的特性,適合精打細算年輕的消費者;而木器材質的收納用品則深受中性沈穩上班族的喜愛。

從事設計的王芳群還是要提醒大家,收納工具及色彩雖然能豐富辦公空間、營造樂趣,但最好也不要太過繁複,畢竟收納主重功能,太花俏可能也會影響整齊,甚至增加尋找文件的時間。


Step 5:持之以恆,永保整齊


做好了分類,添購了收納物品,也把資料就定位後,還要能持之以恆才算成功。如果能保持隨時將文件分類好、就定位當然是最好,但這可能會花掉你太多的時間,所以不妨依自己的便利,選擇每天或每星期整理一次,並可視每個階段的調整分類及收納方式,永遠保持在最佳狀態。

中國人最容易捨不得、丟不掉,常常會累積一些無用的東西。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》提供大家一個80/20比例法則,如果一下子你找不出那重要的 20%文件物品,你可以利用小紅點標籤來幫助你,在一個月內,只要你查詢過的文件,或使用過的物品,甚至是你喜歡的小玩意兒,都給它個小紅標籤,而你找不到的東西也一併記錄下來,一個月後,你就知道哪些是你真正需要的東西,趕快清出位置來擺放它們,那些沒有貼上紅點小標籤的,則可以打入冷宮,打包儲存,甚至丟棄。

有了整齊清潔的辦公環境,不僅做起事來有效率,在分秒必爭的工作環境中,有助於提升專業形象,甚至還因此而受到同事欣羨的眼光成為典範,對辦公室人際關係也有意想不到的益處。

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